L’employeur doit conserver les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales pendant une durée au moins égale à 6 ans à compter de la date de leur établissement ou de leur réception.
Ceux qui sont établis sur un support papier peuvent être conservés sur un support numérique.
A compter du 1er juillet 2019, leur numérisation s’effectue dans les mêmes conditions et garanties prévues dans le domaine du droit fiscal (Livre des procédures fiscales, art. A102 B-2).
Ainsi, la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique.
Elle doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu.
Les couleurs doivent être respectées.
Les dispositifs de traitements sur image sont interdits.
L’employeur peut s’assurer directement l’archivage de ses documents ou mandater un tiers afin qu’il remplisse cette mission.
Chaque document numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3).
Le but est de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
De plus, le document numérisé doit être assorti :
- d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile,
- d’une empreinte numérique,
- d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile,
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Si le document numérisé présenté lors d’un contrôle ne répond pas à ces conditions, l’employeur transmet l’original sous format papier.
A défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales, c’est-à-dire que le contrôleur URSSAF peut fixer forfaitairement le montant des rémunérations servant de base au calcul des cotisations dues…
Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du Code de la Sécurité sociale, JO du 29 mai 2019.
