Parmi les modifications issues de la loi santé-travail du 2 août 2021, qui est entrée en vigueur, pour l’essentiel, le 31 mars 2022, figure le portail numérique de conservation du document unique d’évaluation des risques professionnels permettant de suivre à long terme l’évaluation des risques et les expositions collectives dans les entreprises, sur une durée de 40 ans.
Des premières bases du dispositif (cf. nouvel article L4121-3-1 du Code du travail) ; une chose est certaine, c’est que le fonctionnement de ce portail aura des impacts pour les entreprises en termes de formalisme, de méthodologie, de transparence et donc au final de responsabilité !
Cela risque d’ouvrir une brèche et de faciliter certaines procédures de reconnaissance de maladies professionnelles, ou judiciaires sachant qu’en cas d’accident du travail, l’effectivité, la qualité et le sérieux de l’évaluation des risques professionnels sont bien souvent au centre des débats.
A cet égard, les détails techniques auront toute leur importance. Par exemple s’agissant des modalités de « tenue à disposition » du document pendant 40 ans, faut-il entendre le droit d’accès de manière restrictive (simple fonctionnalité de consultation), ou au contraire plus large (offrant une technologie certifiée de copie/ téléchargement) ? Il reviendra certainement au cahier des charges du portail de définir ces modalités.
Le décret n° 2022-395 du 18 mars 2022 est d’ores et déjà venu préciser que parmi les personnes disposant d’un droit d’accès, figurent « les travailleurs et des anciens travailleurs pour les versions en vigueur durant leur période d’activité dans l’entreprise », mais que « la communication des versions du document unique antérieures à celle en vigueur à la date de la demande peut être limitée aux seuls éléments afférents à l’activité du demandeur ». « Les travailleurs et anciens travailleurs peuvent communiquer les éléments mis à leur disposition aux professionnels de santé en charge de leur suivi médical. »
Cela n’épuise pas toutes les questions susceptibles de se poser en pratique, telles que celle de l’accès des héritiers en cas de décès (à noter qu’au regard de la loi, ils pourraient justifier d’un intérêt légitime, mais ne sont toutefois pas visés par la liste réglementaire qui est limitative … ).
Concernant le futur portail, un décret n° 2022-487 du 5 avril 2022 vient d’être publié au JO.
Il s’agit toutefois à ce stade d’un décret de cadrage, qui fixe les obligations des organisations patronales représentatives au niveau national/ interprofessionnel en vue de bâtir conjointement le cahier des charges du déploiement et de fonctionnement du futur portail ainsi que les statuts de l’organisme gestionnaire, la particularité du dispositif étant qu’il ne sera pas exploité par l’Etat mais en principe par une structure de droit privé.
Le calendrier fixé est donc le suivant :
- D’ici le 31 mai 2022 : transmission par les organisations patronales parties prenantes de leur proposition de cahier des charges et des statuts au Ministère du travail, pour agrément.
- Instruction et transmission de la proposition conjointe de cahier des charges à la CNIL : l’agrément sera conditionné à son avis conforme et pourra nécessiter des ajustements du cahier des charges. L’intervention de la CNIL est un point important dans la mesure où même s’il est essentiellement question de données de nature collective, le dispositif impliquera la mise en oeuvre de traitements de données à caractère personnel notamment en ce qui concerne la gestion des accès informatiques tant pour l’alimentation que pour la consultation du portail. La loi prévoit à ce sujet que « (…) ce portail garantit la conservation et la mise à disposition du document unique conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur. Il préserve la confidentialité des données contenues dans le document unique et en restreint l’accès par l’intermédiaire d’une procédure d’authentification sécurisée réservée aux personnes et instances habilitées à déposer et mettre à jour le document sur le portail ainsi qu’aux personnes et instances justifiant d’un intérêt à y avoir accès. »
Il serait bon que le futur cahier des charges permette, comme en matière de dépôt d’accords collectifs, d’anonymiser les données relatives aux collaborateurs éventuellement visés dans le document unique (rédacteur, responsable, intervenant, etc.) …
Ce serait en tout état de cause conforme au RGPD qui recommande de minimiser la collecte et d’anonymiser ou pseudonymiser autant que faire se peut les données personnelles.
- Au 30 septembre 2022, à défaut d’obtention d’un agrément ministériel après avis conforme de la CNIL, le Gouvernement reprendra la main et prendra d’office les mesures nécessaires par voie réglementaire.
- En tout état de cause, à compter du 1er juillet 2023, l’obligation de dépôt du document unique et de l’ensemble des mises à jour entrera en vigueur pour les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 150 salariés (NB : même si cela correspond au seuil de passage en tarification individuelle ATMP, attention au mode de décompte de l’effectif).
- Au plus tard à compter du 1er juillet 2024 (selon dates à définir par voie réglementaire en fonction des effectifs), l’obligation entrera en vigueur pour les entreprises de moins de 150 salariés.
Il convient de rappeler en effet qu’en-deçà de ce seuil, les obligations légales en termes de document unique ne sont pas les mêmes selon l’effectif, à savoir : liste d’actions de prévention des risques et de protection des salariés consignée dans le DUERP et ses mises à jour pour les entreprises de moins de 50 salariés / exigences renforcées de DUERP + PAPRiPACT pour entreprises employant au moins 50 salariés.
D’ici ces 2 échéances, le décret n° 2022-395 du 18 mars 2022 a précisé que chaque entreprise devra conserver les versions successives du document unique au sein de l’entreprise sous la forme, au choix, d’un document papier ou dématérialisé.
Les nouvelles obligations de conservation et de mise à disposition des versions successives du DUERP s’appliquent uniquement aux versions du document unique en vigueur à la date du 31 mars 2022.
