La nécessité de maintenir la continuité de l’activité face à l’épidémie de Covid-19 a imposé aux entreprises, comme aux salariés, la nécessité de s’organiser différemment et de recourir au télétravail.
Mais comment faire ?
Du point de vue organisationnel, les grèves des transports en commun de décembre 2019 et janvier 2020 font figure de répétition générale de la crise actuelle, sanitaire cette fois.
L’épidémie de Covid-19, considérée comme une pandémie par l’OMS depuis le 11 mars, a poussé les entreprises à avoir recours au télétravail, en devant improviser pour celles qui n’ont jamais expérimenté ce dispositif défini par l’article L1222-9 du Code du travail.
En effet, déjà en 2011, après la pandémie grippale de 2009-2010, les entreprises avaient été sensibilisées sur la mise en place de plans de continuité avec le télétravail.
En temps normal, sa mise en place demande de communiquer auprès des équipes, de définir des critères d’éligibilité, de dialoguer avec les partenaires sociaux, d’élaborer une charte, de monter un groupe pilote puis, de généraliser ce mode de travail.
En temps de crise, il s’agit d’accélérer et d’adapter ce processus.
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Mettre au télétravail sans délai les personnes éligibles
C’est palpable sur les routes, dans les transports en commun et dans les agendas depuis le début de la semaine, les entreprises n’ont pas attendu le passage au stade 3 du plan de prévention contre le Covid-19, annoncé le 12 mars par l’exécutif, pour prendre des mesures de restriction des déplacements.
Des actions anticipées plutôt que réalisées dans la panique étant préférables, il est recommandé de demander aux personnes éligibles de passer sans délai au télétravail.
En cas de crise sanitaire, la condition de volontariat ne s’applique pas, l’employeur peut l’imposer.
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Donner les moyens de travailler : outils et hotline
Le télétravail dépendant des technologies de l’information et de la communication, il faut s’assurer que le salarié dispose des outils nécessaires, à savoir un téléphone, un ordinateur, une connexion internet d’assez bonne qualité et des outils collaboratifs.
Si les salariés éligibles au télétravail n’ont pas de téléphone professionnel, le remboursement des frais téléphoniques doit être prévu.
Il faut aussi parfois répondre rapidement à un besoin d’ordinateur.
Dans des environnements où le contrôle est la règle, comme la banque, et où l’usage d’outils collaboratifs est restreint par la DSI, il existe des solutions de travail à distance intégrées dans les ordinateurs, les VPN (Virtual Private Networks).
Pour répondre à toutes les questions techniques, il est recommandé de mettre en place une hotline constituée de geeks empathiques.
Cependant, ce qui s’avère simple sur le papier peut se compliquer dans la réalité : les accès VPN sont limités, les serveurs saturent, les ordinateurs manquants, en provenance de Chine, n’arrivent pas…
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Rassurer, les équipes et les partenaires sociaux
Surcommuniquer peut être nécessaire au début.
Tant auprès des personnes pour qui le home office est mal vécu (sentiment d’isolement) ou difficile à mettre en œuvre (environnement peu propice au travail, présence d’enfants en bas âge du fait de la fermeture des crèches et écoles, absence de solution alternative comme les espaces de coworking…), qu’auprès des instances sociales.
Dans les grandes entreprises, il convient de rassurer ces derniers en laissant la porte ouverte à la renégociation des conditions de travail une fois la crise passée.
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Les managers de proximité, pierre angulaire du dispositif
Cette crise sanitaire donne l’occasion aux managers de se poser en tant que personnes ressources.
Considérés habituellement comme des freins à la mise en place du télétravail, les cadres jouent là un rôle décisif et positif, c’est vers eux que vont se tourner les collaborateurs et collaboratrices mis d’office au télétravail, qui en temps normal n’auraient pas été volontaires.
Les outils de messagerie instantanée sont très utiles dans cette période, pour manifester une présence quotidienne, échanger sur des aspects opérationnels mais aussi, informer sur la durée du télétravail.
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Communiquer aussi auprès des personnes non éligibles au télétravail
En parallèle, il s’agit de communiquer auprès des personnes qui ne sont pas éligibles au télétravail en leur faisant comprendre qu’elles ne sont pas discriminées.
Ce dispositif n’est en effet ni une récompense ni une punition, juste un mode de travail.
Il convient aussi de leur expliquer qu’étant non éligibles au télétravail, ces salariés verraient cesser leur activité en cas de mesures de confinement, jusqu’à nouvel ordre.
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Une crise, une opportunité de mise en place du télétravail
Nombre de livres de management y font référence, des idéogrammes, chinois, ironie du sort, décrivent l’opportunité qu’il y a dans chaque crise : 危 (wēi, le danger) et 機 (jī, le point de basculement ou moment décisif) forment le mot crise ; le basculement devient une chance lorsqu’il est associé à 会 (huì) : 機会 = opportunité.
En 2019, la deuxième édition de l’étude Malakoff Médéric Humanis sur le télétravail révélait que 44% des managers craignaient qu’il n’entraîne la perte d’une partie de leurs responsabilités, et que 79% des dirigeants voyaient dans ce dispositif un facteur de plus grande efficacité au travail.
L’urgence générée par l’épidémie de Covid-19 balaye les derniers freins.
Elle devrait mettre au jour des opportunités de repenser le travail.
Dans la gestion de cette crise, les RH et les managers, soutenus par la DSI, jouent un rôle de premier plan.
D’un point de vue juridique, alors qu’en principe, le télétravail doit être accepté par le salarié, les circonstances exceptionnelles – l’épidémie Covid-19 – l’impose au salarié, dès lors que l’entreprise lui fournit les moyens (informatiques) d’exercer ses activités professionnelles.
En précisant que le télétravail est un aménagement de poste de travail et non une modification du contrat de travail, la loi donne toute autorité au chef d’entreprise.
Si elles sont naturellement prises en compte par les employeurs, notamment par une adaptation des volumes d’activité, les contraintes personnelles du salarié, dont le domicile n’est pas naturellement conçu pour y exercer son travail et dont la coexistence familiale n’est pas prévue pour être professionnelle, ne peuvent pas justifier son refus.
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Comment organiser le travail du télétravailleur ?
L’accord collectif ou la charte définit, en temps normal, les conditions de mise en œuvre du télétravail et notamment la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le télétravailleur, les modalités de contrôle du temps de travail et celles de régulation de la charge de travail.
Les circonstances exceptionnelles et l’extrême rapidité avec laquelle la généralisation du télétravail a prévalu entre le 14 et le 17 mars 2020 ont conduit nombre d’entreprises à différer l’établissement d’une réglementation interne appropriée.
On observe que le « terrain » et plus particulièrement le management de proximité a su pallier l’absence de normes collectives.
La prolongation vraisemblable sur de nombreuses semaines de la pandémie doit, malgré tout, inciter les entreprises à se doter des règles communes utiles à éviter les litiges futurs.
Le chef d’entreprise conserve l’intégralité de ses prérogatives, notamment pour organiser et contrôler le travail des collaborateurs en télétravail.
Ce contrôle peut notamment être réalisé par les dispositifs de suivi informatiques de l’activité de chaque salarié.
Le télétravailleur qui ne respecte pas les ordres de sa hiérarchie et/ou les conditions de réalisation de l’activité (ce qui suppose qu’elles soient définies – cf. supra) s’expose à une sanction pouvant aller jusqu’à son licenciement.
Mais à l’inverse, le salarié conserve l’intégralité de ses droits, notamment au respect de sa vie personnelle et à l’équilibre avec sa vie professionnelle.
Il conserve naturellement les droits attachés aux procédures disciplinaires, même si certaines adaptations pratiques s’imposent : envoi des convocations aux entretiens préalables et des notifications de sanction par mails avec accusés de réception, tenue des entretiens par téléphone, skype, teams, etc.
Les tribunaux seront vraisemblablement amenés à trancher les litiges que ces adaptations inévitables ne manqueront pas de générer.
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Quel est le rôle du CSE ?
L’urgence a conduit la plupart des entreprises à recourir au télétravail sans consulter préalablement leur CSE.
La force majeure et l’obligation de protection sanitaire qui dépasse très largement le cadre de chaque entreprise constituent des arguments déterminants pour justifier la mise à l’écart de la consultation prévue par l’article L 1222-9 du Code du travail.
Cela étant, il appartiendra à toute entreprise, lors de la fin de la crise, de procéder à une information du CSE sur les modalités mises en place, pouvant d’ailleurs conduire à fixer un régime définitif pour l’avenir.
